CASE：知识管理的瑞士军刀

　　知识管理的目标，就是力图将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，以便他们能够做出最恰当的决策。那么，如何实现这个目标呢？这需要――运用恰当的方案。 

　　企业员工对于知识的获得、整理、传播、运用以及与之相关的价值流、知识与价值的分配、知识的利用方法构成了企业中知识管理所要面对的主要问题。单纯依靠手工模式，是无法完成知识管理所要承担的任务的。企业将知识管理工作借助于计算机来完成，这一需求变得非常迫切。知识管理系统，可以在收集、整理、发布、再利用四个阶段帮助企业架构企业的“知识管理工程”，有效地管理企业中的知识，让知识创造更多价值。 


知识管理的瑞士军刀


　　瑞士军刀享誉世界，优良的品质加上多功能的组合是它的卓越之处。同瑞士军刀一样，针对企业用户不同阶段的需求，CASE也提供了不同的应对方案。这些方案，共同组成了企业知识管理的利器。


知识收集


　　对于咨询公司、系统集成公司而言，目前企业的核心竞争力主要在于员工的经验。他们的员工通过长期与客户的交流，参与客户项目之中，积累了相关行业丰富的经验，这是一种无形的财富。如果员工离开，企业的工作往往会受到影响，这样的案例屡见不鲜…… 

　　对策：可以借助CASE基于知识管理架构体系的办公自动化软件(CASE/OA)、销售项目管理软件（CASE/CRM Star）、邮件整合管理软件（CASE/邮件一路通）等软件来完成信息的收集工作。与此同时，还可以借助CASE的广义工作流软件将金蝶的财务和物流管理软件中的单据审批纳入到电子化工作流中。 

　　企业建立办公自动化子系统，能够实现办公事务流程化、自动化、无纸化。在办公自动化子系统的基础上实现信息的迅速交流、充分共享和有效管理，实现知识的初步积累、形成和简单管理。 

　　CASE/CRM Star客户关系管理初阶系统可以帮助企业解决客户资料问题。CASE/CRM Star能够帮助企业用户缩短销售周期、降低销售成本、增加收入、寻找扩展业务所需的新市场和新渠道以及提高客户的价值、满意度、赢利性和忠实度，使企业用户能够有效地吸引和留住有价值的客户。 

　　一个整合解决Internet邮件和企业内部Intranet邮件的系统，则可以为企业带来如下好处： 

　　只要用一个ISP账号，就可以使得企业每位员工都拥有自己的电子信箱；充分利用用户所拥有的Internet访问资源，使得用户可以利用不同规模的Internet服务（从普通Internet邮件账号到DDN专线），享受到不同域名级别的Internet/Intranet邮件一体化方案。 

　　CASE/Smart Flow是一个广义的工作流定义软件，它可以和金蝶的K/3财务软件和物流管理软件集成使用，用于系统中单据的审批工作。它既是财务和物流软件工作流的一个接口，同时也是CASE知识管理的一个环节。 


知识整理


　　企业收集的知识越来越多，如何整理、保存成为关键。企业对于新员工的培训往往采用“师徒”制度，“师傅”指导新员工如何从各个部门获得必备的知识，因为没有整理出来的材料。知识的安全也很重要，若是把关不当，让别有用心的人轻易窃走知识（甚至流入竞争对手中……），那就得不偿失了。对于知识的安全控制很难，计算机系统默认都是可以另存文件、可以打印。为了保障知识的安全，有的企业干脆拔掉软驱、限制打印、控制对外的电子邮件。 

　　对策：这个阶段，可以借助CASE的知识管理中心软件（CASE/KM Center）来方便有效地完成知识整理工作。 

　　KM Center系统以对信息进行提炼、转换、加载的方式，促成信息到情报的转换，并且提供情报的共享和管理。为企业的运作提供有力的支持，同时也使企业的办公自动化系统深入到企业的运作中。有效的信息情报管理系统应该能够以综合的方式来利用企业的运作知识，满足企业发展和客户服务的需求。建成的KM Center系统将可以为客户提供一个具有严格安全机制的电子化文件柜。 


知识发布


　　为了充分利用知识，员工需要及时、全面地得到知识。知识的准确性很重要，在有的企业，同一条信息存有多个复本供拥有不同权限的员工使用。更新的时候有可能因为疏忽而造成信息存在多个版本。很多企业没有一个集成的信息门户，当员工需要查看不同类别信息的时候，需要分别登录多个信息系统。 

　　对策：可以借助CASE的信息门户管理软件（CASE/Web Office）来建立一个B/S结构的内部信息网站来完成该环节的建设。 

　　CASE/Web Office是基于知识管理的第三代办公自动化信息管理系统，其完整的办公管理功能可以适应企业中绝大部分管理环节，同时其强大的知识管理功能可以使办公管理充分地适应企业信息管理的每一个环节，对企业的业务信息文档提供了完善的管理功能。 

　　Web Office与传统办公自动化软件相比，在以下三部分有了长足的进展。 

　　第一，充分突出了企业运作知识在企业中的管理，并引导用户在强大的知识中心中对各种信息文档进行了二次利用，将传统的信息收集性管理，扩展为企业信息重利用的管理。 

　　第二，CASE/Web Office保留了传统的行政体系收发文管理体系，但对其进行了积极的推动性改革，在CASE/Web Office中允许用户对表现的字段进行二次重定义，极大地提高了软件在不同的行业和管理思路下的适应性。 

　　第三，CASE/Web Office由于采用了先进的B/S结构，大大提高了用户操作环境的友善性，同时又极大地降低了系统管理员的维护工作量和软件的采购成本，可以使用户在任何地点、任何时间进行其业务处理。 


知识再利用


　　这是知识在企业中再利用的过程，通过前面三个过程的系统建设，企业的信息体系工程已是水到渠成的事情，可以为企业将自身的信息转变为知识、提供知识作为企业营运的支撑提供坚实的基础，企业还可以通过以上的基础建设为企业培养一批知识管理人才。 


客户获得五大效益


　　CASE的知识管理系统将给企业带来一个全新的电子化的工作流，最大的特点是可以大大提高工作效率。在没有这套系统之前，企业中所有的事务活动都是以找人的方式进行的。在系统建立以后，企业的业务人员只要将最大的精力放在自己处理的环节上就可以了。 

　　系统运作以后，客户将拥有一套可以监控的工作流程。在系统建立的过程中，企业的工作业务流程可以根据实际情况设定好，每个参与人员都必须遵守相应的规则，规范业务的运作过程。系统可以随时反映在每一工作流程的状况，避免出现扯皮现象。 

　　因为系统设定的工作流程是可以变更的，企业可以随时根据实际情况来调整不合理的环节，可以将工作的效率大大提高。 

　　在实际业务中产生的各种工作文档可以得到及时的保存和归档，避免宝贵的知识情报由于人为的因素而丢失。 

　　随着应用的深化，企业可以对系统中的各种信息文档精心整理，并利用软件提供的知识联接工具将离散的文档资料整理成为紧密相关的企业运作知识，在工作中加以重用。